Ante la primera auditoría de las cuentas anuales
de una empresa, la principal
preocupación de la persona encargada de atender a los auditores es saber qué documentación es la que vamos a necesitar, qué es lo que vamos a pedir y qué
nos tendrán que preparar. Los auditores vamos a revisar la información financiera de la
compañía. El
auditor de cuentas realiza una serie de trabajos preliminares al inicio de la
auditoría que son de suma importancia en el primer ejercicio auditado y que
después en los ejercicios siguientes ya no serán tan exhaustivos pasando a
formar parte de lo que los auditores denominamos “Archivo Permanente de
Auditoría”.
Analizamos las cuestiones específicas de cada compañía y del
sector en el que trabaja, estudiamos la tipología de la empresa y en
qué ámbito de la economía desarrolla su actividad.
La base fundamental para el trabajo de auditoría la constituye
la información contable. Antes de la
llegada de los auditores, la empresa debe tener la contabilidad del ejercicio
que va a ser auditado perfectamente actualizada, revisada y cerrada.
Además es importante que se recopile
la máxima información posible: facturas de ingresos y gastos, facturas
de inversiones en inmovilizado, impuestos, partidas deducibles, intereses
bancarios de préstamos, etc.
Si se trata del primer ejercicio de auditoria, las reuniones con
la dirección así como con el departamento de administración serán más
abundantes para conocer los procedimientos de la empresa, estas disminuirán considerablemente
en las auditorías de los ejercicios siguientes puesto que los procedimientos de
la compañía serán los mismos. Además, la empresa ya sabrá que es lo que el
auditor necesita y esta documentación será preparada con facilidad cada
ejercicio.
Al iniciar el trabajo, el auditor indica qué información
necesita para iniciar su trabajo. Con
esa información realizara su tarea de revisión de forma más eficiente cuando
haga la visita a la empresa, ya que previamente habrá analizado los estados financieros a fecha de cierre del ejercicio, también habrá analizado
a través de la materialidad obtenida en su análisis de riesgos, qué cuentas
contables son las más significativas y en qué áreas es necesario desarrollar un
mayor trabajo de revisión. La auditoría
de las cuentas anuales de una empresa lleva un gran trabajo inicial en el
despacho del auditor así como al final del mismo e incluso después de la entrega del informe (compilación
de los documentos de auditoria) además
del realizado en las oficinas del cliente.
Check-list
El auditor envía al cliente un listado
de documentación básica que va a
necesitar para realizar su trabajo, y solicita que esta le sea preparada para proceder al inicio
del trabajo de auditoría. Este listado es lo que los auditores llamamos “check-list de información a comprobar”.
El listado de documentación debe solicitarse con tiempo suficiente para que nuestros clientes lo puedan preparar
adecuadamente.
El contenido del Check-list es absolutamente personalizado para cada
cliente, dependiendo de cuál sea el tipo de empresa. En función del tipo de
actividad de la empresa, se incidirá más en un tipo de información u otra y se
solicitara una documentación u otra. Sin embargo, podríamos resumir a
continuación un tipo de Check-list general para todas las empresas a modo de
ejemplo:
- Copia de las escrituras de constitución de la sociedad y todos aquellos cambios que se hayan producido en los estatutos sociales, ya sean ampliaciones de capital, cambio de domicilio social, modificaciones en los órganos de administración o cualquier otra modificación estatutaria. ( En caso de primera auditoria)
- Balance de sumas y saldos a nivel de cuentas contables, al máximo detalle, a la fecha de cierre del ejercicio o del cierre intermedio ( se suele pedir un balance de terceros a octubre del ejercicio a auditar para la selección de clientes , proveedores y bancos a circularizar )
- Extractos del Libro Mayor de todas las cuentas contables.
- Cuentas Anuales del ejercicio anterior con todo su contenido: balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria de la empresa.
- Liquidación de impuestos presentados durante el ejercicio: impuesto de sociedades, liquidación de IVA y de retenciones.
- Relación de asesores legales externos de la empresa, incluyendo la dirección y datos de contacto de los mismos.( para nuestra posterior circularización)
- Libros de actas de la sociedad cuando los auditores vayan a realizar el trabajo. No se solicita copia de las actas, pero sí que se debe permitir a los auditores leer las actas de Consejo de Administración y las de Junta de Accionistas. Ello obliga a tener puestos al día ambos libros de actas.
- Organigrama de la compañía
- Listado del inventario de las existencias a fecha de cierre del ejercicio a auditar.
- Etc….
Es muy importante que se supervise toda la información antes de entregarla a los
auditores, para asegurar que se ha preparado correctamente. Posteriormente a
esta documentación inicial, los auditores pedirán mayor detalle de algunas
cuentas más y comprobarán los documentos físicos soporte de determinados movimientos.
Estos documentos se verifican en la empresa y se procede allí a su punteo.
Este trabajo de comprobación suele ser mucho más intenso
verificando un mayor número de
documentos cuando se trata de la primera auditoria. Después, en auditorías recurrentes,
el nivel de pruebas de comprobación puede ser inferior sobre todo cuando el control interno de la empresa que es analizado
en la fase inicial del trabajo es percibido por el auditor como bueno y con
bajo riesgo de fraude o error. La empresa debe saber que el trabajo del auditor
se basa en muestreos y alcances y que no examinamos el total de las
transacciones.
Una vez superada la primera auditoría, los responsables de la
empresa ya conocerán el método de trabajo de los auditores y qué documentación
debe estar preparada para el inicio de las siguientes auditorías.
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